L’association Forum EPFL, existant depuis 42 ans, organise chaque année un forum emploi pour les étudiants de l’EPFL au SwissTech Convention Center. Chaque année, le Forum EPFL réunit plus de 200 entreprises et 140 start-ups.

Ce forum se déroule sur 5 jours et propose des prestations diverses pour permettre les échanges entre les entreprises et les étudiants. Les entreprises souhaitant être présentes lors du forum peuvent réserver des emplacements de stands, mais également des plages horaires pour effectuer des présentations d’entreprises ou des workshops. Pour des besoins de recrutement, ces entreprises peuvent également louer des loges d’entretiens.

En plus des 200 entreprises, plus de 2700 étudiants s’inscrivent chaque année.

MobileThinking a été mandaté, en 2016, pour la maintenance de l’ancienne plateforme du Forum EPFL. Cette dernière ayant fait son temps, n’était plus adaptée aux besoins du comité. En 2018, nous avons commencé à élaborer des spécifications complètes pour une nouvelle plateforme. Plusieurs ateliers de conception ont été organisés avec des membres du comité, afin de comprendre au mieux les besoins et la complexité organisationnelle de ce salon de recrutement. Le développement a commencé la même année et s'est terminé au bout d’un an, en 2019. La plateforme a été inaugurée l’année suivante lors de l’édition 2020, qui a réuni 146 entreprises, 60 startups et 2300 étudiants.

Depuis, nous avons continué le développement en ajoutant, chaque année, de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, depuis 2023, le Forum EPFL organise une journée réservée aux ONG. Ces dernières peuvent donc s'inscrire sur la plateforme et réserver un stand. De nouveaux services ont également été ajoutés pour les start-ups, leur permettant de commander un accès aux CV des étudiants inscrits. Du côté organisationnel, le comité du Forum EPFL peut gérer le nombre et la taille de stands disponibles à la réservation pour chaque jour prévu. Diverses améliorations ont également été apportées pour la gestion des repas et la gestion des factures. Le comité peut également organiser différents événements durant l’année à destination des étudiants, avec des ateliers divers, comme l’élaboration d’un CV. L’inscription à ces ateliers par les étudiants est gérée directement sur la plateforme.

L’organisation du Forum EPFL est complexe et dure presque une année de préparation pour le comité. Cette complexité est principalement due aux nombreux services offerts aux entreprises ainsi qu’aux étudiants. La plateforme est devenue centrale dans cette organisation et permet la gestion des réservations jusqu’à la facturation. Le comité d’organisation change chaque année pour chaque nouvelle édition, apportant de nouvelles idées de services ou d’améliorations pour leur organisation.

Les entreprises peuvent réserver et gérer :

- un stand et des fournitures
- des repas pour leurs collaborateurs, avec la possibilité d’indiquer des restrictions alimentaires
- des présentations d’entreprises et des fournitures
- des workshops et des fournitures ainsi qu'un service traiteur
- des loges d’entretien et gérer des rendez-vous organisés à travers la plateforme avec les étudiants inscrits
- des badges

Les entreprises peuvent également gérer leur profil qui est ensuite présenté aux étudiants.

Les étudiants peuvent de leur côté :

- gérer leur profil et CV à destination des entreprises inscrites
- prendre des rendez-vous avec des recruteurs pour les loges d’entretien
- réserver une place pour un workshop
- s’inscrire à des prestations organisées durant l’année par le Forum EPFL

Les entreprises peuvent consulter, dans une liste filtrable, les étudiants inscrits ainsi que leurs CV. De leur côté, les étudiants peuvent consulter les entreprises inscrites ainsi et prendre rendez-vous aux loges d’entretiens et workshops commandés par les entreprises.

La gestion des rendez-vous est l'une des fonctionnalités les plus complexes mises en place sur la plateforme. En effet, ce service permet aux entreprises d’inviter des étudiants à un workshop ou à une loge d'entretien, mais également aux étudiants d’effectuer une demande de rendez-vous. Les rendez-vous sont gérés par l’entreprise et les étudiants peuvent effectuer des demandes de changement d’horaire. Tout cela est effectué à travers la plateforme.

Afin de répondre à la complexité organisationnelle du Forum EPFL, nous avons développé cette plateforme sous la forme de modules, configurables pour chaque édition. Ces modules représentent les services (réservation de stand, réservation d’une loge d’entretien, etc.). Chaque année, le comité configure une nouvelle édition et active et paramètre les modules. Cette architecture est complexe et permet à chaque module d’être autonome pour une édition. Les éditions précédentes sont archivées et restent entièrement consultables par un administrateur, sans que la configuration des modules ait un impact sur les anciennes éditions.

La plateforme a été développée avec le framework Laravel pour le backend et pour le front, un mélange entre le système de templating Blade et des composants en Vue.js. La première version a été réalisée avec la version 6 de Laravel. Depuis, la plateforme a été mise à jour régulièrement jusqu’à la version 10.

D’un point de vue technique, chaque module a été développé avec une base commune permettant d'être générique et ouvre la possibilité d’ajout de nouveaux modules futurs. Chaque module est couvert par un système de permission et de droits ; en effet, une entreprise ne peut voir que ce qui la concerne, de même pour les étudiants. Les services, comme les workshops ou les loges d'entretien, peuvent être visibles par tous les étudiants ou uniquement par ceux correspondant à des critères définis par l’entreprise, comme le niveau d’étude ou le domaine d’étude. Ces droits sont gérés dans le même module de permission et mis en place sous la forme de middleware, bloquant tout accès à des données ou pages non autorisées par l’utilisateur connecté.

L’entièreté des modules est couverte par des tests unitaires et fonctionnels. En tout, plus de 1200 tests automatisés sont lancés à chaque mise à jour de la plateforme.

Nous avons toujours du plaisir à travailler sur cette plateforme, ainsi qu’avec le comité organisationnel du Forum EPFL. Chaque année, le nouveau comité apporte de nouvelles idées d’améliorations et récolte les retours précieux des utilisateurs. Par cette démarche, la plateforme évolue de manière régulière, facilitant ainsi sa maintenance. Même si les services offerts aux entreprises restent généralement les mêmes, les moyens mis à disposition évoluent et se modernisent. Pour l’édition 2024, de grands changements sont d’ailleurs prévus, pour faciliter encore plus la gestion des rendez-vous et donc le recrutement pour les entreprises.

Depuis 2020, la plateforme a hébergé 4 éditions du Forum EPFL, la 5ème est en cours. Plus de 10’800 utilisateurs ont créé un compte depuis la 1ère version, dont 9’000 étudiants. Plus de 1000 entreprises se sont inscrites durant ces années, réservant 650 stands, 120 loges d’entretiens et plus de 1000 repas. Plus de 15’000 rendez-vous ont été organisés entre les entreprises et les étudiants.